PRIVACYVERKLARING van Mix & Match Consulting BV

 

Het coachingsnetwerk ‘Mix & Match Coaching’ van Stefanie Jacobs draagt zorg voor je privacy. Ze houdt zich aan de wettelijke bepaling rond de bescherming van persoonsgegevens en je rechten als cliënt (nieuwe Europese verordening en de wet op de patiëntenrechten). 

 

Wie zijn wij?

Mix & Match Consulting BV gelegen te B-2200 Herentals, Nieuwstraat 41

 

Aangezien wij voldoen aan de GDPR/AVG – Wetgeving die van kracht is sinds 25/05/2018, presenteren wij u deze privacyverklaring.

 

Contact

Wens je meer info, heb je vragen of opmerkingen of wil je je rechten uitoefenen?

Contacteer Stefanie Jacobs via stefanie@mix-match.be

Je mail wordt beantwoord binnen een redelijke termijn, uiterlijk binnen de 30 dagen.

Hierin leggen wij uit hoe Mix & Match Coaching met uw persoonsgegevens omgaat, wat uw rechten zijn, hoe je deze kan laten gelden, enz. Gebruikte termen:

  • Persoonsgegevens: hiermee bedoelt de GDPR/AVG alle info die een natuurlijk persoon, direct of indirect zou kunnen identificeren. Verder aangeduid als “gegevens.” Het gaat dus NIET over bedrijfsgegevens!

  • Verwerken: persoonsgegevens verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Je persoons- en gezondheidsgegevens worden enkel verwerkt voor de doeleinden waarvoor ze ingezameld zijn en enkel zolang dit hiervoor nodig is. In deze verklaring lees je hoe Mix & Match Coaching je persoonsgegevens verwerkt. Door de toegang tot en gebruik te maken van de website en/of diensten verklaar je je akkoord met dit privacybeleid.

1. Verwerkingsdoelen 

Mix & Match Coaching verzamelt en verwerkt je persoonsgegevens om je kwalitatieve en duurzame geestelijke gezondheidszorg te garanderen (o.a. coaching, psychologische begeleiding en therapie). Dit omvat o.a. cliëntadministratie, dienstverlening, financiële afhandeling van je consultatie/facturatie, boekhouding en direct marketing (bv. nieuwsbrief). Mix & Match Coaching houdt zich aan de wettelijke verplichtingen van de zorgverlener.

2. Rechtgrond(en) van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van artikel 6.1. van de Algemene Verordening gegevensbescherming.

  • Jouw toestemming

  • Uitvoeren van de overeenkomst (administratie, dienstverlening, financiële afhandeling/ facturatie)

  • Wettelijke verplichting (boekhouding, gezondheidszorgberoep - patiëntendossier)

  • Behartiging van het gerechtvaardigd belang om te ondernemen (direct marketing)

Bij verwerking van persoonsgegevens op basis van je toestemming, kan je de gegeven toestemming steeds intrekken. Je gegevens worden ook gebruikt om je te informeren en te inspireren via o.a. de nieuwsbrief. Indien je geen mails van Mix & Match Coaching meer wil ontvangen, kan je je op elk moment uitschrijven via de link onderaan de e-mail of door een mailtje te sturen naar stefanie@mix-match.be.

3. Gegevensverwerking

Wanneer je inschrijft voor de nieuwsbrief, een download aanvraagt, het contactformulier invult, een aanvraag doet voor een dienst en daar gebruik van maakt, word je gevraagd bepaalde gegevens te verstrekken. De gegevens die opgevraagd worden zijn steeds in verhouding tot het soort dienst waar je gebruik van maakt. Mix & Match Coaching verwerkt alleen gegevens die je zelf hebt verstrekt.

Het kan gaan om:

  • Persoonlijke identificatiegegevens: familienaam en voornaam, geboortedatum, adresgegevens, tel/GSM, e-mail.

  • Gezondheidsgegevens: huisarts, medicatiegebruik en ev. andere zorgverstrekkers.

  • Persoonlijke bijzonderheden en informatie i.f.v. je klacht/problematiek, hulpvraag en ontwikkel- of behandeldoel (persoonsgegevens, probleem, doel, levensloop, leefwereld).

Deze gegevens worden steeds uitdrukkelijk opgevraagd. Door deze gegevens te verstrekken geef je je toestemming om ze te gebruiken voor bovenvermelde doeleinden. Ze worden deels digitaal opgeslagen en zijn (deels) toegankelijk voor partners waarmee ik samenwerk i.f.v. een optimale praktijkvoering. Dit gaat dan concreet over de coaches die een samenwerkingsovereenkomst met Mix & Match Coaching hebben afgesloten. Deze partners hebben eveneens de privacywetgeving en de deontologie van hun beroep (confidentialiteit) te respecteren. Zie rubriek delen met derden.

4. Gegevensverwerking via online dataverkeer

Ondanks het gebruik van officiële en beveiligde online kanalen, kan ik je privacy niet garanderen. Wees je daarom bewust van de informatie die je online (vb. via mail of via het online contactformulier) deelt. Vertrouwelijke informatie kan je best bespreken tijdens een persoonlijk gesprek of telefonisch.

Mailverkeer I Outlook 365 en Gmail

Je mailverkeer naar stefanie@mix-match.be verloopt via gmail en outlook 365. Je persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt in functie van deze mailconversatie. Indien je effectief gebruik maakt van onze coachingstrajecten wordt een cliëntdossier aangemaakt. Je gegevens worden dan opgenomen in je dossier en een aantal basisgegevens (contactgegevens) komen in het algemeen klantenbestand.

Website I Wix met integratie Mailchimp

Via de website kan je contact opnemen via het online contactformulier of je inschrijven voor de nieuwsbrief. De contactname, de inhoud van je bericht en/of je aanmelding voor de nieuwsbrief komen in het CRM-(klanten)bestand terecht. Je gegevens (naam en e-mail) worden beveiligd bewaard bij Mailchimp, in overeenstemming met het Mailchimp-privacybeleid en de Europese privacywetgeving. Mix & Match Coaching gebruikt je gegevens uitsluitend voor het versturen van direct marketing (bv. nieuwsbrief, acties, evenementen), verdere opvolging van je mail (contactformulier) voor dienstverlening en indien van toepassing voor opvolging betaling/facturatie.

 

IPadres 

Op de website www.mix-match.be worden algemene bezoekgegevens bijgehouden: IP adres van je computer, tijdstip van opvraging en gegevens die je browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Mix & Match Coaching gebruikt deze info om de werking van de website te optimaliseren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

 

Cookies

Het platform van de website gebruikt een aantal cookies standaard. Maar daar hoort geen verplichting bij om een ‘cookiemelding’ op te zetten. Een cookie is een klein bestandje dat door de website wordt meegestuurd en door je browser op je apparaat wordt geplaatst. De informatie die in de cookie is opgeslagen kan naar onze website teruggestuurd worden, wanneer je de website opnieuw bezoekt. Deze informatie dient om de werking van de website te optimaliseren en de inhoud van de advertenties af te stemmen op jouw voorkeuren. Wil je cookies uitschakelen of verwijderen? Dat kan je doen via je browserinstellingen. Gebruik eventueel de help-functie van je browser om te achterhalen hoe je dit best doet.

Links

Op de website van Mix & Match tref je mogelijk links naar externe websites. Door op deze links te klikken ga je naar een website buiten www.mix-match.be. Het kan dat deze externe website gebruik maakt van cookies. Dat kan je checken via de cookie-of privacyverklaring van de betreffende website.

Facebookpagina

Mix & Match Coaching heeft een bedrijfspagina op Facebook. Als je bij Mix & Match Coaching terecht komt via Facebook gelden het privacy- en cookiebeleid van Facebook. Meer informatie over het privacy- en cookiebeleid en over de doorgave van gegevens naar de Verenigde Staten Facebook vind je bij Facebook zelf.

Google Mijn Bedrijf I Google Analytics

Mix & Match Coaching maakt gebruik van ‘Google Mijn Bedrijf’ om online zichtbaar te zijn via zoekopdrachten. Mix & Match Coaching maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers website en google bedrijfspagina gebruiken. De aldus verkregen informatie inclusief het adres van je computer (IP-adres) wordt overgebracht naar Google en door hen opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacy-beleid van Google voor meer informatie. Je vindt daar ook het privacy-beleid van Google Analytics.

Sociale media I algemeen

Mix & Match Coaching zal nooit persoonsgegevens uit sociale mediaplatformen binnentrekken in haar systemen. De beveiliging en policy ten aanzien van persoonsgegevens die via sociale media worden uitgewisseld (vb. messenger functie op Facebook of LinkedIn) zijn en blijven de verantwoordelijkheid van dat specifieke platform.

 

5. Overmaken aan derden

Mix & Match Coaching garandeert dat persoonsgegevens enkel gebruikt worden voor een goede werking van het coachingsnetwerk. Ze worden enkel met derden gedeeld indien nodig voor de uitvoering van een overeenkomst (dienstverlening), om te voldoen aan een wettelijke verplichting en/of in functie van een gerechtvaardigd belang:

  • Gedeeld beroepsgeheim met die coaches die aangesloten zijn bij Mix & Match Coaching | ifv een goede werking van het coachingsnetwerk 

  • CRM klantenbestand I ifv opvolging diensten, informatie en betaling/facturatie

  • Facturen en financiële verrichtingen I ifv wettelijke verplichting (boekhouding)

  • Juridische opvolging I ifv van niet betaling of andere juridische procedures

  • Indien van toepassing: attestering voor terugbetaling I mutualiteiten, (ziekte)verzekeringsinstellingen, OCMW

  • Meldingsplicht bij gevaar aan zichzelf of derden I conform beroepsethiek psycholoog

Je gegevens worden in principe niet doorgegeven aan derden (privacy en beroepsgeheim). Tenzij in het kader van kwalitatieve gezondheidszorg (inter- en multidisciplinaire samenwerking). Met je huisarts en andere zorgverleners met wie je een behandelrelatie hebt (inter- en multidisciplinaire samenwerking, continuïteit van zorg) en die eveneens gebonden zijn aan het beroepsgeheim (gedeeld beroepsgeheim). Dit in gezamenlijk overleg en mits je uitdrukkelijke (schriftelijke) toestemming. Of (geanonimiseerd) tijdens een super- of intervisie. In overeenstemming met wettelijk en deontologische bepalingen.

Eventuele inhoudelijke verslagen worden enkel opgemaakt en gefactureerd op jouw vraag. Conform deontologie en beroepsgeheim worden deze rechtstreeks aan jou bezorgd en in samenspraak opgemaakt.

Mix & Match Coaching werkt samen met diverse partners die eveneens onderworpen zijn aan de privacywetgeving en de deontologie van hun beroep. Deze partners zijn:

  • Collega’s uit de gezondheidszorg (gedeeld beroepsgeheim)

  • SCA Vervoort & Renders I Boekhouding en fiscaliteit

  • Wix I Domeinnaam en website

Het gaat hierbij enkel om uw algemene persoonsgegevens en deze zullen niet doorgegeven worden aan organisaties en of personen voor marketingdoeleinden.

6. Bewaartermijn  

Mix & Match Coaching bewaart je gegevens niet langer dan nodig. De bewaartermijn is in overeenstemming met het doel waarvoor je gegevens worden verzameld en volgens wettelijke bepalingen. 

  • Facturen I 7 jaar I wettelijke verplichting (boekhouding)

  • Cliëntdossier I 30 jaar I conform wettelijke bewaartermijn medische dossiers

  • Dienstenaanbod (direct marketing) I conform inschrijving op nieuwsbrief en/of uitschrijving

7. Beveiliging  

Mix & Match Coaching neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen.

  • Je gegevens worden veilig bewaard in mijn database (PC) en/of op papier.

  • Computer, server en mobiele apparaten zijn up-to-date beveiligd met paswoorden, antivirus, beveiliging tegen pishing etc. 

  • Kaften met jouw gegevens worden bijgehouden in een afgesloten kast die op slot zit.

  • Derde partijen waarmee ik samenwerk zijn allen onderhevig aan de GDPR-wetgeving en hebben een onberispelijke reputatie. Bij twijfel of incident lichten we je in en doet Mix & Match Coaching het nodige om de veiligheid van je data mee te waarborgen.

Mix & Match Coaching kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden door enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit het feit dat een derde foutief of onrechtmatig gebruik maakt van de persoonsgegevens.

 

8. Recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid

Je hebt op elk moment het recht om:

  • in te zien hoe ik je gegevens verwerk

  • onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten rechtzetten

  • te vragen de verwerking van je gegevens te beperken

  • te vragen je gegevens over te dragen (vb. attest mutualiteit, werkgever, boekhouder)

  • te vragen om je persoonsgegevens te verwijderen uit het databestand.

Vragen m.b.t. inzage kunnen geweigerd worden indien deze een ernstige bedreiging vormen voor je gezondheid. En wissing is niet altijd mogelijk vb. bij openstaande facturen of om andere redenen (wettelijke verplichting boekhouding en bewaartermijn dossier). Hou er rekening mee dat als bepaalde gegevens effectief verwijderd worden wij geen informatie meer hebben, ook niet i.f.v. attestering of continuïteit van zorg en multidisciplinaire samenwerking.

 

Om deze rechten uit te oefenen kan je een e-mail sturen naar stefanie@mix-match.be. Uiterlijk binnen de 4 weken wordt je verzoek behandeld en krijg je een antwoord m.b.t. verdere opvolging.

 

9. Wijzigingen

Mix & Match Coaching behoudt zich het recht om het privacybeleid aan te passen waar nodig. Je vindt de gangbare versie altijd op de website. In geval van tegenstrijdigheid hebben de algemene voorwaarden voorrang op dit privacybeleid.

 

10. Klachten

Klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens?

Contacteer Stefanie Jacobs via stefanie@mix-match.be.

Mix&Match_Logo_Coaching.png

BEDRIJFSGEGEVENS

Mix & Match Consulting BV

Nieuwstraat 41 

2200 Herentals

Provincie Antwerpen

 

BTW: BE0732.890.428

IBAN: BE14 7360 6091 7983

BIC: KREDBEBB